Nutzungsbedingungen

Allgemeine Nutzungsbedingungen (AGB)

für die Nutzung des KI-basierten Buchhaltungsservices (AIaaS)

1. Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Bestellungen und Nutzungen des KI-basierten Buchhaltungsservices („Service“) der IconicC digital GmbH, ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne von § 14 BGB.

Mit Bestellung oder Nutzung des Service erklärt der Kunde sein Einverständnis mit diesen Bedingungen. Abweichende AGB des Kunden gelten nicht, es sei denn, sie wurden schriftlich anerkannt.

2. Leistungsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden eine KI-basierte Plattform („AIaaS“) für Buchhaltungsdienstleistungen zur Verfügung.

(2) Der Leistungsumfang ergibt sich aus der Webseite sowie ggf. der in der Bestellung detaillierten Leistung.

(3) Der Service unterstützt den Kunden bei der GoBD-konformen Buchführung, ersetzt aber keine Steuerberatung.

3. Pflichten des Kunden

  • Bereitstellung vollständiger und richtiger Belege in den vereinbarten Formaten/Schnittstellen.
  • Verantwortlichkeit für die rechtliche Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.
  • Rechtzeitige Mitwirkung bei Rückfragen.
  • Keine Weitergabe von Zugangsdaten und keine Nutzung außerhalb des vereinbarten Umfangs.
  • Sicherstellung eigener steuerlicher Beratungspflichten.

4. Datenrechte und KI-Outputs

  • Input (z. B. Belege, Geschäftsvorfälle) bleibt Eigentum des Kunden.
  • Output (z. B. Buchungsvorschläge, Berichte) steht dem Kunden zu nicht-exklusiven Nutzungsrechten für eigene Geschäftszwecke zu.
  • Der Anbieter darf anonymisierte Daten zu Trainingszwecken nutzen, wenn der Kunde dem nicht ausdrücklich widerspricht (Opt-out).
  • Outputs können systembedingt nicht einzigartig sein.

5. Datenschutz

  • Es gilt eine separate Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Der Kunde stimmt dieser Vereinbarung wie in der Webseite veröffentlicht mit der Bestellung zu.
  • Datenübertragungen in Drittländer erfolgen nur nach Art. 44 ff. DSGVO.
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) werden nur nach ausdrücklicher Vereinbarung verarbeitet.
  • Soweit der Kunde beruflichen Verschwiegenheitspflichten unterliegt, insbesondere nach § 203 StGB, erfolgt die Leistungserbringung nur im Rahmen der jeweils einschlägigen berufsrechtlichen Zulässigkeit. Der Anbieter verpflichtet alle eingesetzten Personen und Unterauftragnehmer vor Zugriff auf entsprechende Informationen in Textform zur Vertraulichkeit und verarbeitet solche Daten ausschließlich weisungsgebunden.

6. Vergütung

  • Die Preise ergeben sich aus der Bestellung auf Basis der Preisliste auf der Webseite veröffentlicht zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
  • Abrechnung erfolgt monatlich im Nachhinein.
  • Der Anbieter darf Preise jährlich um bis zu ±10 % anpassen oder bei nachgewiesenen außergewöhnlichen Kostensteigerungen.
  • Service Credits werden auf Folgerechnungen angerechnet.

7. SLA und Mängelrechte

  • Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit von 98 % pro Quartal (ausgenommen Wartung und höhere Gewalt).
  • Bei Abweichungen: Abhilfe → Minderung oder außerordentliche Kündigung, wenn wesentliche Einschränkungen bestehen.
  • Kein Werkvertrag; es handelt sich um einen Dienstvertrag (§ 611a BGB).

8. Haftung

  • Unbeschränkt: Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, Produkthaftungsgesetz.
  • Bei einfacher Fahrlässigkeit: nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, begrenzt auf den vorhersehbaren, typischen Schaden.
  • Keine Haftung für entgangenen Gewinn oder KI-bedingte Fehlentscheidungen, soweit gesetzlich zulässig.
  • Der Anbieter hält eine auf den Service zugeschnittene KI-Versicherung vor.
  • Es gelten die Vorgaben des BGB sowie die Verordnung (EU) 2024/1689 (AI Act).

9. Vertragslaufzeit und Beendigung

  • Der Vertrag beginnt mit Bestellung und läuft auf unbestimmte Zeit.
  • Ordentliche Kündigung: 4 Wochen zum Monatsende.
  • Nach Vertragsende: Herausgabe der Daten (insb. Hauptbuch, Dokumente) in gängigem Format, Löschung nach 30 Tagen (sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen).

10. Geheimhaltung

  • Beide Parteien verpflichten sich zur Vertraulichkeit über Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse.
  • Soweit Informationen dem Schutz des § 203 StGB oder vergleichbaren gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten unterfallen, wird der Anbieter diese nur durch zuvor entsprechend verpflichtete Personen verarbeiten lassen; der Kunde stellt sicher, dass erforderliche Mitwirkungen, Informationen oder Einwilligungen für die zulässige Einbindung des Anbieters vorliegen.
  • Geheimhaltungspflicht gilt auch drei Jahre nach Vertragsende.

11. Höhere Gewalt

  • Keine Haftung bei Ereignissen höherer Gewalt (Naturkatastrophen, Krieg, Streik, Pandemien).
  • § 313 BGB (Störung der Geschäftsgrundlage) bleibt unberührt.

12. Schlussbestimmungen

  • Es gilt deutsches Recht, Gerichtsstand ist München.
  • Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform.
  • Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Gültigkeit der übrigen unberührt (§ 306 BGB).
  • Keine Drittbegünstigten.
  • Exportkontrolle nach EU-Dual-Use-VO und BAFA-Vorgaben.
  • Keine Nutzung der Kundenmarke für Referenzen nur mit explizitem Ausschluss (Opt-out).
  • Nachvertragliche Geltung: §§ 5 (Datenschutz), 6 (Datenrechte), 7 (SLA), 8 (Haftung), 9 (Reversibilität), 10 (Geheimhaltung).

Bei Fragen zu diesen Nutzungsbedingungen wenden Sie sich bitte an: support@billaigent.com

Stand: 04. Oktober 2025

Anhang: Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)

Präambel

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden im Rahmen des KI-basierten Buchhaltungsservices (AIaaS). Diese AVV konkretisiert die Rechte und Pflichten gemäß DSGVO und BDSG, um den Schutz der Daten zu gewährleisten.

§ 1 Anwendungsbereich

(1) Diese AVV gilt für alle Verarbeitungen personenbezogener Daten (z. B. Belege, Geschäftsvorfälle, Kontaktdaten), die im Rahmen des Services anfallen.

(2) Arten der Daten: Personenstammdaten (z. B. Namen, Adressen), Finanzdaten (z. B. Rechnungen, Buchungsvorschläge), ggf. Kontaktdaten von Mitarbeitern oder Geschäftspartnern.

(3) Betroffene Personen: Kundenmitarbeiter, Geschäftspartner, Dritte in Belegen.

(4) Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Nur nach ausdrücklicher Vereinbarung; ansonsten keine.

(5) Dauer: Entspricht der Vertragslaufzeit (Abschnitt 9 AGB).

§ 2 Pflichten des Auftragsverarbeiters

(1) Der Anbieter verarbeitet Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, es sei denn, gesetzlich verpflichtet (z. B. Behördenanfragen; in diesem Fall informiert er den Kunden vorab, soweit zulässig).

(2) Der Anbieter gewährleistet Vertraulichkeit: Alle befugten Personen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

(2a) Soweit Daten berufsrechtlichen Geheimnisschutzvorgaben unterliegen, insbesondere § 203 StGB, setzt der Anbieter nur Personen ein, die vorab in Textform zur Wahrung dieser Vertraulichkeit verpflichtet wurden; die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der Weisungen und der vom Kunden verantworteten rechtlichen Zulässigkeit.

(3) Der Anbieter unterstützt den Kunden bei Betroffenenrechten (Art. 15–22 DSGVO), Datenschutzfolgenabschätzungen (Art. 35 DSGVO) und Meldepflichten (Art. 33/34 DSGVO).

(4) Datenverarbeitung erfolgt nur in der EU/EWR oder mit angemessenen Garantien (Art. 44 ff. DSGVO). Keine Nutzung für eigene Zwecke, außer anonymisiert für KI-Training (wie in Abschnitt 4 AGB geregelt, mit Opt-out).

§ 3 Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)

(1) Der Anbieter trifft Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit zu sichern (z. B. Verschlüsselung, Zugriffssteuerung, Backups).

(2) Der Anbieter informiert den Kunden bei Verstößen und unterstützt bei Meldungen.

(3) Änderungen der TOM werden dokumentiert und dem Kunden mitgeteilt.

§ 4 Einschaltung weiterer Verarbeiter (Subunternehmer)

(1) Der Anbieter darf Subunternehmer einsetzen.

(2) Verträge mit Subunternehmern entsprechen mindestens diesem Niveau; der Anbieter haftet für deren Einhaltung.

(3) Soweit Daten dem Schutz des § 203 StGB oder vergleichbaren Verschwiegenheitspflichten unterliegen, werden Subunternehmer nur eingesetzt, soweit deren Einbindung rechtlich zulässig ist und sie vorab entsprechend zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden.

§ 5 Kontroll- und Nachweisrechte

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden Informationen zur Einhaltung zur Verfügung und ermöglicht Audits (z. B. durch Berichte oder Vor-Ort-Prüfungen).

(2) Der Anbieter führt ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 Abs. 2 DSGVO).

§ 6 Beendigung und Datenrückgabe

(1) Nach Vertragsende: Rückgabe oder Löschung aller Daten in gängigem Format (wie in Abschnitt 9 AGB). Löschprotokoll auf Anfrage.

(2) Aufbewahrung nur bei gesetzlicher Pflicht.

§ 7 Haftung und Sonstiges

(1) Haftung nach Art. 82 DSGVO. Ergänzend gelten Abschnitt 8 AGB.

(2) Änderungen bedürfen Schriftform. Unwirksame Klauseln werden durch wirksame ersetzt (§ 306 BGB).

(3) Gerichtsstand und Recht: Wie in Abschnitt 12 AGB.